Considérer son Organisation

Les Compétences

A l’origine, la recherche de qualité …

En 1991, Takashi OSADA a proposé au sein de Toyota, une méthode qu’il a érigé comme la base de toute démarche qualité : la méthode 5S.

Voici ses principes, rédigés sur ce lien : ©

Seiri: débarrasser pour alléger l’espace de travail de ce qui y est inutile.
Seiton: ranger pour rendre efficace l’organisation de l’espace de travail.
Seiso: nettoyer pour augmenter l’état de propreté des lieux.
Seiketsu: ordonner pour prévenir l’apparition de la saleté et du désordre.
Shitsuke: être rigoureux.se pour encourager les efforts allant dans ce sens : Autodiscipline.

C’est une méthode régulièrement utilisée dans le monde de l’industrie pour maintenir des conditions de travail satisfaisantes ainsi qu’une performance égale, malgré les changements d’opérateurs et opératrices sur un même espace de travail.

Qu’en est-il de son application hors milieu industriel ?

Si l’on revient à la base de la méthode, il s’agit avant tout d’une procédure qui tient sa valeur dans la rigueur et le maintien au quotidien. Cela fait sens lorsque nous sommes entouré.e.s de collègues qui devront se servir du même outil, pour un même travail, dans un même espace. (Même si, il est évident que cela n’est pas aussi évident dans la réalité…)

Ainsi, qu’en est-il lorsque nous sommes seul.e à bord de notre bureau ?  Prise de conscience du problème, motivation à faire évoluer son quotidien, recherche de bienfaits… on peut identifier plusieurs raisons de l’appliquer et tant mieux car, aucune raison ne vaut plus qu’une autre, en soi.

Nous avons déjà abordé l’intérêt de produire un effort au départ pour gagner du temps, de l’argent et de l’énergie sur le long terme. Nous avons aussi conscience que supprimer ces étapes de recherche de l’information, amène à valoriser son travail en amenant une plus grande réflexion et concentration au quotidien sur ses missions spécifiques. Cette méthode a donc sa place dans tout espace professionnel (et je dirais même personnel mais c’est un autre sujet…)

 

Alors pourquoi l’Organisation est-elle délaissée ?

Dernièrement sur Linkedin, grâce à une formation intitulée Améliorer sa vitesse de lecture, j’ai touché du doigt quelque chose qui me semble essentiel.

Il est admis que la lecture est acquise lorsque nous pouvons déchiffrer et comprendre un texte. mais avez-vous déjà songé à améliorer votre lecture ? En terme de rapidité, de compréhension, pour augmenter son champ visuel, exercer ses capacités oculaires ? Savez-vous qu’il existe des concours de lecture rapide par exemple ? Evidemment, il ne s’agit pas « juste » d’avaler des lignes de mots, mais bien d’en saisir l’essence et pouvoir restituer le propos avec vingt questions ouvertes en suivant…

Enfin notons quand même qu’il faut pouvoir les engranger toutes ces phrases… Et là, sincère admiration pour Mohamed Koussa, qui a dévoré un livre de 400 pages en 1h25… et pour tou.te.s les participant.e.s évidemment!

Bref, ce qui ressort de cette découverte, c’est que la lecture est souvent considérée comme un passe-temps, un loisir ou un moyen comme un autre de s’informer. Dans la même veine, et au fil des discussions, je me suis rendue compte que l’organisation de son espace de travail est souvent vue comme une gageure, une perte de temps, un truc important mais à faire plus tard, une maniaquerie ou autre…

 

Et si, nous commencions par la considérer comme une compétence à développer ?

Dans beaucoup de domaine, nous avons conscience que le travail amène 80% des effets, qu’un talent sans pratique se transformera en balbutiements et finira aux oubliettes. Certes, il y a eu des ratés miraculeux comme la fameuse tarte tatin, mais à la base de celle-ci, il y a eu du travail et un essai. Et à la suite de ce raté, il y a eu d’autres tentatives, et des perfectionnements. Aujourd’hui, la tarte tatin a été revisitée plus d’une fois… (Sans compter les multiples émissions de cuisine!) Ce que l’on appellerait finalement de l’amélioration continue…

L’innovation dans un espace délimité, à savoir l’organisation de votre espace de travail, développe des mécanismes créatifs en vous et ces derniers,  à force d’être sollicités, deviendront automatiques et se déploieront dans tous les autres domaines de votre vie professionnelle, et personnelle… Que diriez-vous d’un nouveau souffle pour votre entreprise, votre produits ou vos services ?

Un effet papillon qui commence aujourd’hui. Chaque jour, regardez votre espace de travail avec un oeil critique (sur la chose, non sur vous…)

  • Voyez ce qui vous agace ou vous contraint.
  • Définissez ce sur quoi vous revenez trop souvent
  • Observez toutes les étapes d’un processus et notez les redondances et la perte d’information.
  • Pensez à demander un avis bienveillant : un regard différent du vôtre peut vous aider dans l’identification, comme dans le traitement.

 

Dans cet esprit, je vous propose une vidéo qui date de 2007 donc avec le léger charme de l’ancien (quoique dans une consommation abracadrabrantesque de post-it), mais qui a le mérite de vous aiguiller grâce à des commentaires avisés à travers les 5 étapes, leurs avantages et objectifs, ainsi qu’une application pratique.

Et si vous souhaitez une vidéo plus moderne-courte-épurée, rendez-vous sur ce lien : La Méthode 5S

 

#Organisation #Competences #Amelioration

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